Politique de confidentialité

Préambule

 

La Politique de confidentialité a pour objet de vous informer sur la façon dont vos données à caractère personnel sont collectées et traitées par Ydès dans le cadre de l’exécution des prestations de conseil juridique et/ou de représentation en justice que vous lui confiées.

 

La Politique de confidentialité est susceptible de faire l’objet de modification en fonction de l’évolution de la Règlementation sur les données à caractère personnel (à savoir la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la Loi n°2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données à caractère personnel, en application du Règlement Général pour la Protection des Données du 27 avril 2016 publiée au Journal Officiel de l’Union Européenne le 4 mai 2016 – RGPD) et des recommandations de la CNIL.

 

Données à caractère personnel collectées et traitées par Ydès

 

Vos données à caractère personnel sont collectées notamment (i) lors de vos échanges avec les avocats ou salariés d’Ydès, (ii) lors de rencontres professionnelles, (iii) dans le cadre de vos dossiers, (iv) pour des candidatures, (v) lors de visites dans nos bureaux et (vi) lors de visites sur notre site Internet www.ydes.com. Ydès prend en compte les principes de minimisation des données. Ainsi, Ydès collecte et traite uniquement vos données à caractère personnel strictement nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

 

Base légale du traitement de vos données à caractère personnel

 

Conformément à la Règlementation sur les données à caractère personnel, le traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur les bases légales suivantes :

 

  • Votre consentement – au traitement de vos données à caractère personnel – est exprimé de manière libre, spécifique, éclairée et univoque (ex : formulaire de contact en ligne ; réponses à des questionnaires).
  • Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat et des prestations de services confiées à Ydès.
  • Le traitement est essentiel au respect des obligations légales et règlementaires d’Ydès.
  • Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Ydès (ex : sécurité).
  • Le traitement des données à caractère personnel des mineurs de moins de 18 ans devra être donné ou autorisé par le titulaire de la responsabilité parentale.

 

Finalités du TRAITEMENT de vos données à caractère personnel

 

Vos données à caractère personnel sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, à savoir :

 

  • Echanger avec vous dans le cadre de dossiers, missions, partenariats, etc.
  • Demander, obtenir ou recevoir des informations sur vos activités, votre société, vos affiliés, ou sur les produits et services proposés que vous proposez ;
  • Souscrire et recevoir des informations thématiques (formation juridique, documentation, invitations, rapports d’activité, etc.) ;
  • Gérer les demandes d’exercice de vos droits visés au paragraphe 7 ;
  • Gérer la facturation, les impayés et le contentieux ;
  • Optimiser votre expérience-client ;
  • Lutter contre la fraude.

 

Ydès est également susceptible de traiter vos données à caractère personnel à des fins administratives ou pour tout autre finalité imposée par la règlementation applicable.

 

Destinataires de vos données à caractère personnel

 

Vos données à caractère personnel sont confidentielles. Seules les personnes dûment habilitées par Ydès peuvent y accéder, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection conformément à la règlementation applicable. Toutes les personnes ayant accès à vos données personnelles sont tenues par une obligation de confidentialité. Ces personnes comprennent le personnel (avocats, juristes, personnel administratif, service informatique) habilité au sein d’Ydès.

 

Nos prestataires sont également susceptibles de traiter des données à caractère personnel strictement nécessaires à la réalisation des prestations qui leurs sont confiées par Ydès (maintenance du système d’information ; administration et hébergement de notre application de gestions clients et de facturation – ERP ; administration, maintenance et hébergement de notre système de gestion électronique de données – GED), lesquelles prestations sont strictement encadrées par des engagements contractuels visant à préserver strictement la confidentialité et la sécurité de vos données à caractère personnel.

 

S’agissant de ses prestataires situés en dehors de l’Union européenne, Ydès exige que l’hébergement de vos données à caractère personnel soit réalisé sur le territoire de l’Union Européenne et veille à ce que toutes les garanties et mesures techniques et organisationnelles requises soient mises en œuvre afin de s’assurer que vos données à caractère personnel bénéficient d’un niveau de protection adéquat en cas de transfert nécessaire, pour des raisons techniques de sauvegarde, hors de l’Union européenne (par la signature des Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne).

 

Sécurité de vos données à caractère personnel

 

Ydès met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles afin d’assurer la sécurité de ses traitements et la confidentialité de vos données à caractère personnel, en application de la Règlementation sur les données à caractère personnel.

 

Dans ce contexte, Ydès a pris et maintient les précautions utiles, au regard de la nature de vos données à caractère personnel et des risques présentés par leur traitement, pour préserver leur sécurité et, notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès (sécurisation de l’accès à nos bureaux, journalisation des accès à nos systèmes d’information, authentification à double facteur, mots de passe complexe, encryptions et chiffrement des données, test de sécurité régulier, etc).

 

Durée de conservation de vos données à caractère personnel

 

Ydès conserve vos données à caractère personnel pour le temps nécessaire à l’accomplissement des finalités poursuivies, sous réserve des possibilités légales d’archivage, d’obligations de conservation de certaines données et/ou d’anonymisation.

 

Vos droits et leurs modalités d’exercice

 

Conformément à la Règlementation sur les données à caractère personnel, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, à la portabilité, d’opposition et de définir le sort de vos données à caractère personnel après votre décès.

 

Vous pouvez exercer vos droits en adressant votre demande : (i) par courrier électronique à privacy@ydes.com ; (ii) par lettre simple à Ydès, Direction Générale, 12, rue de la Navigation, 69009 Lyon. Afin de faire valoir vos droits visés ci-dessus et dans l’hypothèse où Ydès aurait des doutes sur l’auteur de la demande, Ydès pourra vous demander de justifier de votre identité en accompagnant votre demande d’une copie de votre pièce d’identité en cours de validité.

 

Une réponse vous sera adressée dans un délai d’un (1) mois maximum suivant la date de réception de votre demande. Au besoin ce délai pourra être prolongé de deux (2) mois par Ydès qui vous en informera eu égard à la complexité et/ou du nombre de demandes.

 

En cas de demande de suppression de vos données à caractère personnel et/ou en cas d’exercice de votre droit de solliciter l’effacement de vos données à caractère personnel, Ydès pourra toutefois les conserver sous forme d’archivage intermédiaire pour la durée nécessaire au respect de ses obligations légales, ou à des fins probatoires pendant le délai de prescription applicable.

 

Vous pouvez également porter réclamation devant l’autorité de contrôle compétente (la CNIL).

 

Ydès – Politique de Confidentialité FR