Actualité juridique 20 octobre 2020

DEMATERIALISATION DES REGISTRES ET PROCES-VERBAUX DES SOCIETES : établissement, signature et conservation

Par Ydes

Durant cette période de crise sanitaire et de limitation des rassemblements physiques, il est nécessaire, pour les sociétés civiles et commerciales, d’adapter les modalités de réunion de leurs associés ainsi que de leurs organes collégiaux de gouvernance. Il peut également s’avérer nécessaire d’adapter l’élaboration de leurs procès-verbaux, et les modalités de tenue des registres au sein desquels ceux-ci sont conservés. Dans ces conditions, le recours à la dématérialisation apparaît être une solution à privilégier.

La valeur de preuve de la signature électronique est reconnue depuis une vingtaine d’années[1]. La dématérialisation des procès-verbaux et registres est déjà possible au sein des sociétés par actions simplifiées lorsque les statuts la prévoient. Elle a été étendue aux autres formes sociales par un décret en date du 31 octobre 2019, entré en vigueur le 4 novembre 2019[2]. Depuis cette date, il est donc possible, pour toutes les sociétés civiles et commerciales, de tenir leurs registres de manière dématérialisée, et de signer par voie électronique les procès-verbaux des délibérations de leurs associés et organes de gouvernance, ainsi que leurs extraits ou copies certifiés conformes.

 

Quels sont les documents pouvant être dématérialisés ?

 

Sont visés par le décret du 31 octobre 2019 :

  • les registres et procès-verbaux des délibérations des associés ou actionnaires dans les sociétés en nom collectif, les sociétés en commandite simple, les sociétés à responsabilité limitée, y compris à associé unique, les sociétés anonymes et les sociétés civiles
  • les registres de présence, procès-verbaux et registres des délibérations des conseils d’administration et conseils de surveillance des sociétés anonymes
  • les registres et procès-verbaux des délibérations des assemblées d’obligataires ou de titulaires de valeurs mobilières donnant accès au capital dans les sociétés par actions

 

Pour qu’un acte électronique constitue un moyen valable de preuve au même titre qu’un écrit sur support papier, deux conditions doivent être remplies[3] :

  • l’acte doit permettre l’identification de son ou de ses signataires
  • il doit être établi et conservé dans des conditions qui en garantissent l’intégrité, c’est-à-dire qui permettent d’éviter toute modification ultérieure sans l’accord du ou des signataires

 

Quelles sont les exigences relatives à la signature électronique ?

 

S’agissant de la signature électronique des procès-verbaux des délibérations ainsi que de la certification par signature électronique des copies et extraits de ces procès-verbaux, le décret du 31 octobre 2019 précise que le moyen de signature utilisé doit respecter au moins les exigences relatives à une signature électronique avancée, telles que prévues par l’article 26 du règlement européen dit « eIDAS »[4], qui reposent sur un certificat de signature électronique. Ces exigences sont les suivantes :

  • la signature doit être liée au signataire de manière certaine
  • elle doit permettre d’identifier le signataire
  • elle doit avoir été créée à l’aide de données que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif. Ces données peuvent par exemple être conservées sur une plateforme de service à distance, à condition qu’un dispositif d’authentification du signataire soit mis en place, via un code d’activation transmis par sms, message électronique
  • elle doit permettre de détecter toute modification ultérieure de la signature

 

La signature électronique repose sur un certificat électronique scellant le document et permettant d’identifier son signataire. Ce certificat mentionne notamment l’identité du prestataire l’ayant délivré, l’identité du signataire, ainsi que sa période de validité, généralement comprise entre deux et trois ans.

En pratique, la qualification du dispositif de création de signature se matérialise par une certification de l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes de l’Information (ANSSI), qui publie régulièrement une liste de prestataires de confiance.

Toutefois, on notera que l’article 11 du décret du 31 octobre 2019 dispose que les statuts des sociétés par actions simplifiées peuvent prévoir de recourir à une signature électronique « simple », c’est-à-dire qui ne respecte pas les critères d’une signature électronique avancée.

Enfin, s’agissant plus spécifiquement des procès-verbaux signés par voie électronique, ceux-ci doivent en outre être datés de manière électronique par un moyen d’horodatage offrant toute garantie de preuve. Les copies ou extraits desdits procès-verbaux certifiés de manière électronique ne sont en revanche pas visés par cette exigence d’horodatage.

 

Comment conserver les écrits sous forme électronique ? 

 

Le décret du 31 octobre 2019 ne donne pas d’indication quant aux modalités de conservation des procès-verbaux et registres dématérialisés. Il conviendra néanmoins de s’assurer que ces documents sont conservés dans des conditions permettant de garantir leur authenticité, leur intégrité, leur traçabilité, leur chronologie et leur lisibilité.

Les documents pourront alors être stockés dans les disques durs et les serveurs de la société, et/ou hébergés chez un prestataire, et/ou archivés électroniquement.

Au niveau européen, le règlement eIDAS précité a introduit des services de confiance dédiés à la validation et à la conservation des signatures électroniques, afin de permettre de démontrer que la signature apposée sur un document signé de manière électronique était bien valide au moment où les signataires ont manifesté leurs consentements.

La dématérialisation et la signature électronique de vos actes sociaux, désormais encadrées en droit français, vous permettront ainsi de réaliser un précieux gain de temps et d’espace de stockage. Nos équipes se tiennent à votre disposition pour vous assister et répondre à vos questions en la matière.

 

[1] Loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique et Décret n°2001-272 du 30 mars 2001 pris pour l’application de l’article 1316-4 du code civil et relatif à la signature électronique.

[2] Décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 relatif à la dématérialisation des registres, des procès-verbaux et des décisions des sociétés et des registres comptables de certains commerçants.

[3] Article 1366 du Code civil..

[4] Règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur.

 

Joana Piperno, avocat Corporate – Fusions & Acquisitions